Per gli alberghi e le strutture ricettive di qualsiasi tipologia, nonché ovviamente per B&B, Residence, Villaggi Turistici o anche agenzie immobiliari, la gestione delle prenotazioni è sicuramente un’attività che richiede professionalità ed attenzione.
Avere a disposizione un gestionale per hotel, con funzionalità studiate ad hoc, può aiutare gli “addetti ai lavori” a risparmiare tempo, migliorando la comunicazione con i clienti o i prospect.
Il rischio dell’Overbooking
Nel momento in cui si riceve una richiesta da parte di un potenziale cliente, anzitutto, bisogna controllare che per le date di interesse vi sia effettivamente disponibilità all’interno della struttura.
Accettare una prenotazione quando in realtà la struttura è piena, ovvero il cosiddetto Overbooking, è davvero una grossa criticità, la quale deve essere scongiurata con massima attenzione. Non solo per ragioni prettamente organizzative, ma anche per preservare l’immagine della struttura ricettiva e per evitare che chi ha prenotato intraprenda le vie legali per far valere i propri diritti.
Le varie attività connesse alla gestione di prenotazioni
Gestire una prenotazione comporta in tutti i casi la necessità di effettuare una serie di attività che richiedono attenzione e precisione, a cominciare dalla formulazione di un preventivo da rivolgere al richiedente.
Nel caso in cui il cliente voglia confermare la prenotazione vanno effettuate le varie operazioni di Booking, allo stesso tempo la struttura ricettiva, o il Tour Operator, deve compilare i relativi voucher di viaggio, deve generare la fattura, deve comunicare alle Autorità i nominativi dei viaggiatori, solo per menzionare gli step più importanti.
L’importanza di un Channel Manager specifico
Per le aziende che operano nel settore turistico, dunque, può essere una soluzione ottima quella di dotarsi di un Channel Manager, ossia uno strumento in grado di consentire la gestione delle prenotazioni in modo molto semplice ed agevole, scongiurando il rischio di Overbooking e di errori di altro tipo.
Tutte le strutture ricettive, soprattutto gli hotel e le strutture di medio-grandi dimensioni, dovrebbero adoperare un Channel Manager di qualità per le loro quotidiane attività professionali: l’utilizzo di questi programmi informatici non può che migliorare in modo consistente l’efficienza relativa alla gestione della struttura.
Come funziona un gestionale collegato ad un Channel Manager?
I Gestionali per Strutture Ricettive consentono di gestire le prenotazioni in ogni loro aspetto tramite un’unica interfaccia, utilizzando un pc o qualsiasi altro dispositivo.
I migliori gestionali per hotel consentono di effettuare anche le varie operazioni preliminari, come ad esempio la fornitura di un preventivo, fino al Booking propriamente inteso, incluse altre attività gestionali fondamentali quali quelle menzionate in precedenza, dunque la segnalazione dei nominativi dei clienti alle Autorità e all’Istat, generazione della fattura e altro ancora.
A fronte di un investimento decisamente limitato, dunque, la combinazione Gestionale-Channel Manager può migliorare in modo decisivo le attività amministrative di una struttura turistica.